(Le français suit)

JOB POSTING for CONFERENCE COORDINATOR of the CATR 2023 Conference


Performing Shores / The Shores of Performance is a hybrid conference on the TheatreAgora.ca website with online hosts Saint Francis Xavier University and the University of Fraser Valley (June 10-12) and in-person host Dalhousie University (June 15-17).

Dates of Position – April 1 – August 1, 2023

Compensation – $5,000 initially (with potential increases once further funding is secured) plus travel support as needed for the in-person conference

In our third year of hiring a Conference Coordinator, we are seeking an individual with expansive skills in conference or event organization and management, excellent people skills, and a desire to help facilitate the ongoing shift to a hybrid model in CATR’s culture of conferencing.

Job Description

Work with the Conference Chair and various Conference Committees on the following activities:

  • liaise with the Conference Organizing Committee to map out the work of the conference 
  • make and oversee a task list of all work to be completed and allocate that work to support staff or committees
  • oversee all conference support staff
  • schedule Organizing Committee meetings
  • collaborate with conference co-Chairs on the completion of local tasks for the in-person conference in Halifax, including space planning, accommodations, and catering
  • collaborate with conference co-Chairs and the CATR Communications and Translation committees on the writing and circulation of conference communications;
  • liaise with the conference technical director to update and edit the TheatreAgora.ca website 
  • be a primary contact for members re: the conference, either responding to their requests or directing them to conference co-Chairs, support staff, or committees
  • work with the Fundraising and Financial Management committee to ensure that the conference budget stays on track and that payments are made in a timely fashion
  • provide continuity for future conferences by maintaining and archiving conference documents and generating a post-conference report, including best practices recommendations
  • be a coordinating and problem solving presence during each of the conference dates

Applications should include a single page letter of application describing interest and availability, and a curriculum vitae that details any event coordination or administrative experience.

Please send submissions to: catr.communications@gmail.com by March 24, 2023. 

CATR values diversity in the vision and management of our annual conference. Priority consideration will be given to applications from women, racialized persons/persons of colour, Indigenous peoples, persons with disabilities, and persons of all sexual orientations and genders. Priority consideration will also be given to unemployed or precariously employed scholars, theatre artists, and graduate students. French-English bilingualism, with ability to read and understand the other official language, is an asset. Active participation in CATR is also an asset in the application process, however current CATR Board Members are not eligible to apply. 

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Offre d’emploi : Coordonnateur ou coordonnatrice du colloque de l’ACRT en 2022

Intitulé « Rivages en scène / Les rivages de la performance », le colloque de l’ACRT de 2023 se tiendra en formule hybride. Une première partie, qui se tiendra en ligne du 10 au 12 juin 2023, sera coorganisée par l’Université Saint-Francis-Xavier et l’Université de la Vallée du Fraser. Quant à la deuxième partie, en personne du 15 au 17 juin 2023, elle aura lieu à l’Université Dalhousie. 

Période d’emploi : du 1 avril au 1er août 2023
Rémunération : 5 000 $, plus une subvention de voyage selon les besoins pour les dépenses au colloque à Dalhousie. Ce montant pourrait être ajusté à la hausse si l’association parvient à obtenir des fonds supplémentaires. 

Sommaire de la fonction :

Nous sommes à la recherche d’un coordonnateur ou d’une coordonnatrice d’événements pour une troisième année consécutive. Nous recherchons une personne désireuse de nous aider dans notre transition au mode hybride (en cours), ce qui représente une étape importante dans l’histoire du colloque de l’ACRT. Cette personne devra posséder de vastes compétences en organisation et en gestion de conférences ou d’événements ainsi que d’excellentes aptitudes en relations humaines. 

Description de tâche

Le coordonnateur ou la coordonnatrice travaillera avec le président du colloque et avec différents comités. Ses tâches et responsabilités principales seront les suivantes :

  • Communiquer avec le Comité d’organisation afin de recenser le travail à faire pour l’événement ;
  • Créer une liste de tâches et les assigner aux différents comités et au personnel de soutien ;
  • Encadrer et superviser le personnel de soutien du colloque ;
  • Planifier les réunions du Comité d’organisation ;
  • Collaborer avec les co-présidents du colloque à l’achèvement des tâches locales pour le colloque, et ce, en personne à Halifax, y compris à la planification de l’espace, de l’hébergement et de la restauration ;
  • Collaborer avec les co-présidents du colloque et avec les comités des communications et des traductions de l’ACRT à la rédaction et à la diffusion des communications du colloque ;
  • Communiquer avec le directeur technique de TheatreAgora.ca pour mettre le site à jour et en éditer le contenu ;
  • Être la principale personne-ressource du colloque, soit en répondant aux questions des membres de l’ACRT ou en les référant aux personnes et aux comités désignés ;
  • Travailler avec le Comité des finances et de la gestion financière afin de s’assurer de respecter le budget du colloque et d’effectuer tout paiement à temps ;
  • Assurer la continuité du colloque en conservant et en archivant les documents relatifs à l’événement, en produisant un rapport post-conférence et en rédigeant une liste de recommandations et de pratiques exemplaires pour les prochains colloques ; 
  • Assurer la coordination des activités et la résolution de problèmes lors du colloque.

Votre candidature devrait comprendre les éléments suivants :

  1. une lettre de présentation d’une page dans laquelle vous déclarez votre intérêt pour le poste et indiquez vos disponibilités ;
  2. un curriculum vitae détaillant votre expérience en organisation et en gestion d’événements.

Veuillez soumettre votre candidature d’ici le 24 mars 2023 à l’adresse suivante : catr.communications@gmail.com. 

L’ACRT valorise la diversité dans notre gestion du colloque. La priorité sera donc accordée aux femmes, aux personnes issues de groupes racisés, aux minorités visibles, aux personnes autochtones, aux personnes en situation de handicap et aux personnes de toute orientation sexuelle et identité de genre. La priorité sera aussi accordée aux universitaires sans emploi ou occupant un emploi précaire ainsi qu’aux étudiants et étudiantes de 2e et 3e cycles. Le bilinguisme passif, c’est-à-dire la capacité de comprendre et lire le français et l’anglais, est un atout. La participation aux activités de l’ACRT est aussi un atout. Les membres du Conseil d’administration ne peuvent toutefois pas poser leur candidature.