Call for Conference Host Sites

Individuals or groups interested in hosting the Association's annual conference meeting are encouraged to fill out the online Host Institution Expression of Interest form HERE.

Representatives from interested host sites should also review the job descriptions posted below that outline the responsibilities related to the two key roles involved in conference planning. Host sites can expect to collaborate closely with individual(s) placed in these positions.

Job Description : Local Arrangements Chair (LAC)

The Local Arrangements Chair (LAC) for the annual CATR Conference is a yearly position running from January 17 months before the conference through to completion of the conference in May/June. For example, the Conference Programming Chair (from here on known as the CPC) for CATR May/June 2016 will be selected in January 2015. The LAC will be appointed by the President acting on the advice of the Executive. The LAC must be a member in good standing with CATR at the time of appointment. It is highly recommended that the LAC be affiliated in some stable capacity (ideally chair, tenured professor, or adjunct lecturer with continuing permanent status) with the host institution of the conference where they will be functioning as the LAC. The role LAC may consist of more than one person sharing responsibilities (as mutually agreed upon) between several individuals.The LAC will report, receive direction from, and is solely responsible to the CATR Board of Directors. The LAC will typically consult with the CPC (Conference Program Chair) to assure that programming and arrangements between these two are aligned. The LAC will also consult interested department and/or program chairs at the host institution(s).

The primary responsibilities of the LAC will be to facilitate all aspects of the conference that are dependent of local conditions, including but not limited to liaison with Congress administration, the host university and its constituents, and other local sites where conference events may be scheduled.The LAC (or one of the LACs if that position is being held by more than one person) will be a member of the Conference Planning Committee. The LAC will invite members in good standing to join the local arrangements committee. The local arrangements committee will consist of between 5 and 10 members.

The LAC will be responsible for: coordinating space for various meetings and events, coordinating the schedule of the conference in consultation with the CPC, publishing the conference program, fundraising for conference events, planning the annual awards banquet, coordinating special events such as tickets to plays or tours of local sites.

Job Description : Conference Programming Chair (CPC)

The Conference Programming Chair (CPC) for the annual CATR Conference is a yearly position running from January 17 months before the conference through to completion of the conference in May/June. For example, the Conference Programming Chair (from here on known as the CPC) for CATR May/June 2016 will be selected in January 2015. The CPC will be appointed by the President acting on the advice of the Executive.

The CPC must be a member in good standing with CATR at the time of appointment. The CPC need not be affiliated in any capacity (i.e.: chair, tenured professor, part-time lecturer, post-doc researcher, and/or graduate student) with the host institution of the conference where they will be functioning as the CPC. In fact to create an effective and impartial scholarly review process it may be best that they are not affiliated directly with the host institution. CPC can of course hold any type of appointment with the host university or universities, but this is not a requirement for appointment. The role CPC may consist of more than one person sharing responsibilities (as mutually agreed upon) between several individuals. The CPC will report, receive direction from, and is solely responsible to the CATR Board of Directors. The CPC will consult with the LAC (Local Arrangements Chair) as well as any department and/or program chairs at the host institution(s). The primary responsibilities of the CPC will be to create an engaging academic program for all CATR conference attendees. This will involve planning, scheduling, and facilitating all aspects of the conference pertaining to presentations by members of the Association.

In consultation with the President and the Executive, the CPC will invite members of the Association to join the conference organizing committee. The programming committee will consist of between 5 and 10 members (including the sole CPC or multiple CPCs). One of these members will always be the previous year’s CPC and another one will always be the LAC (or one of the LACs if that position is being held by more than one person). The remaining spots will be selected with an eye toward providing a wide-range of scholastic backgrounds and experience in reviewing paper and panel proposals. We encourage the CPC to try and create a diverse committee of people with different research and praxis backgrounds, including graduate students and others in various stages of their careers from across the country.

The CPC will create the CFO (organizers) and CFP (participants) for the CATR conference. The CFO will go out in July/August before the conference and the CFP will go out in October. Past CFOs and CFPs will be available for consultation to build these special documents for each yearly conference. The CPC will chair two vetting meetings (CFO in Oct, CFP in Jan) held in audio space (either via conference call or SKYPE) to evaluate all proposals submitted at each stage of the vetting process. Parameters for evaluation of paper, panel, and seminar proposals of all kinds will be at the discretion of the CPC, however past scoring models will be made available to the CPC.

The CPC will communicate with all applicants to the conference with the exception of those applying directly to seminars, workshops, praxis, or curated sessions. Once those special session leaders have been accepted (during the first round of CFO vetting) the individuals running those sessions will vet and communicate with their own applications. The CPC will be in charge of generating the conference schedule in consultation with the LAC(s).

------------------------------------------------------------------------------------

Appel de propositions d’accueil du colloque

Les personnes et les groupes intéressés à accueillir les rencontres du colloque annuel de l’Association sont invités à remplir le formulaire électronique de déclaration d’intérêt d’une institution pour l’accueil du colloque ICI.

Les représentants de ces institutions devraient aussi prendre connaissance des descriptions de tâches ci-dessous, détaillant les responsabilités qui incombent aux personnes en charge de la planification du colloque. Les institutions hôtes pourront compter sur une étroite collaboration avec les personnes attitrées à ces postes.

Description de tâche : Direction de l’organisation (DO)

Le poste de Direction de l’organisation du colloque annuel de l’ACRT est attribué chaque année et les responsabilités qui y sont rattachées s’étendent sur 17 mois avant la tenue du colloque, de janvier à mai ou juin de l’année suivante. Par exemple, pour le colloque de 2016, la direction de l’organisation (DO) a été nommée en janvier 2015. La DO est nommée par le président sous la recommandation du conseil d’administration. La personne qui occupera le poste de DO doit être membre en règle de l’ACRT au moment de sa nomination. Il est fortement recommandé que cette personne ait un lien étroit et stable (idéalement directeur, professeur titulaire ou professeur adjoint ayant un statut permanent) avec l’institution qui accueille le colloque et d’où elle assurera la direction de l’organisation. La fonction de DO peut être occupée par plus d’une personne partageant les responsabilités (selon une entente). La DO est sous la responsabilité du conseil d’administration de l’ACRT uniquement, qui lui donne ses instructions et à qui elle rend compte de ses activités. Il est de mise que la DO et la DP collaborent pour assurer la coordination de leur planification. La DO doit aussi consulter les directeurs de département et de programme de l’institution d’accueil intéressés à participer.

La principale responsabilité de la DO est de faciliter tous les aspects relevant du lieu d’accueil, par exemple (mais pas exclusivement) les communications avec les administrateurs du congrès, l’université et ses instances ainsi que les autres lieux où pourront se dérouler certains évènements du colloque. La DO (ou une des personnes en faisant partie le cas échéant) est aussi membre du comité de programmation du colloque.

La DO invitera les membres en règle à faire partie du comité d’organisation. Ce comité d’organisation sera constitué de 5 à 10 personnes. La DO aura la responsabilité de : coordonner l’attribution de locaux pour les diverses rencontres et évènements, coordonner l’horaire des évènements en accord avec la DP, publier le programme du colloque, trouver le financement pour les évènements, organiser le banquet annuel, coordonner les activités spéciales, par exemple obtenir des billets pour une pièce ou faire un tour de ville.

Description de tâche : Direction de la programmation (DP)

Le poste de Direction de la programmation du colloque annuel de l’ACRT est attribué chaque année et les responsabilités qui y sont rattachées s’étendent sur 17 mois avant la tenue du colloque, de janvier à mai ou juin de l’année suivante. Par exemple, pour le colloque de 2016, la direction de la programmation (DP) a été nommée en janvier 2015. La DP est nommée par le président sous la recommandation du conseil d’administration.

La DP doit être membre en règle de l’ACRT au moment de sa nomination. Elle n’a pas à être liée de quelque façon (directeur, professeur titulaire ou professeur adjoint, chercheur postdoctoral ou doctorant) à l’institution accueillant le colloque. En fait, pour permettre une évaluation rigoureuse et impartiale des propositions, il est préférable que la DP ne soit pas affiliée à l’institution d’accueil. La DP peut bien sûr avoir certains engagements avec l’institution ou l’université, mais ce n’est pas requis pour l’exercice de sa fonction. La fonction de DP peut être occupée par plus d’une personne partageant les responsabilités (selon une entente). La DP est sous la responsabilité du conseil d’administration de l’ACRT uniquement, qui lui donne ses instructions et à qui elle rend compte de ses activités. Il est de mise que la DP collabore avec la DO ainsi qu’avec les directeurs de département et de programme de l’institution d’accueil. La principale responsabilité de la DP est d’élaborer un programme de communications savantes stimulant pour l’ensemble des participants au colloque. Cela implique la planification, l’horaire et l’aide à la préparation de tous les aspects du colloque touchant aux présentations par les membres de l’Association.

Conjointement avec le président et le conseil de l’Association, la DP invitera les membres à faire partie du comité d’organisation du colloque. Le comité de programmation sera constitué de 5 à 10 personnes (incluant la ou les personnes occupant la fonction de DP). Parmi les membres de ce comité, on trouvera toujours la DP de l’année précédente ainsi que la DO (ou l’une des personnes occupant la fonction de DO si elles sont deux). Les autres sièges seront pourvus de manière à composer un éventail large d’expérience, de provenance et d’intérêts pour évaluer les propositions de communication. Nous encourageons la DP à mettre en place un comité diversifié dans les champs de recherche et de pratique de ses membres, en veillant à inclure autant des étudiants que des professionnels à différents stades de leur carrière et provenant d’un peu partout au pays.

C’est la DP qui lance les appels de candidatures aux organisateurs de séances ainsi que celui aux conférenciers (communications) pour le colloque. L’appel aux organisateurs doit être lancé en juillet ou août de l’année précédant le colloque et celui aux conférenciers en octobre. Il est possible de consulter les textes des appels des années passées pour élaborer ces documents très particuliers du colloque annuel. La DP procédera à deux réunions d’examen (en octobre pour les organisateurs et en janvier pour les conférenciers), par téléconférence ou Skype, afin d’évaluer les candidatures soumises dans le cadre des deux appels. Les critères d’évaluation de toutes les propositions de communications, de séances et de séminaires sont laissés à la discrétion de la DP, mais les grilles utilisées auparavant pourront être consultées par la DP.

La DP communiquera avec tous les candidats pour le colloque, à l’exception de ceux qui auront soumis leur proposition de communication directement aux responsables de séminaire, d’atelier, de praxis ou de séance thématique. Une fois que ces responsables de séances auront été choisis (à la rencontre d’examen des candidatures aux postes d’organisateur), ceux-ci recevront les propositions pour leur séance et communiqueront avec les candidats. La DP se chargera ensuite d’établir l’horaire des présentations du colloque conjointement avec la DO.