Call for Conference Host Sites

Individuals or groups interested in hosting the Association's annual conference meeting are encouraged to fill out the online Host Institution Expression of Interest form HERE.

Representatives from interested host sites should also review the job descriptions posted below that outline the responsibilities related to the two key roles involved in conference planning. Host sites can expect to collaborate closely with individual(s) placed in these positions.

Job Description : Local Arrangements Chair (LAC)

The Conference Programming Committee (CPC) Chair for the annual CATR Conference is a yearly position running from January (17 months before the conference) through to completion of the conference in May/June (including participation in an official post-mortem after the conference has concluded). For example, the CPC Chair (from here on known as the CPC Chair) for CATR May/June 2020 will be selected in January 2019. In some cases, the role of CPC Chair may consist of more than one person sharing responsibilities (as mutually agreed upon) between several individuals.

The CPC Chair will be appointed by the President acting on the advice of the Board. The CPC Chair will report to, receive direction from, and is solely responsible to the CATR Board of Directors.

The Conference Programming Committee Chair serves as an ex-officio non-voting member of the CATR board for  the duration of his/her tenure (e.g. January 2019-June 2020). During this period, the CPC Chair will be expected to attend (virtually or in person) a minimum of four board meetings to present formal reports on the conference planning process. These meetings are typically held in May/June, September, January and May/June.

The CPC Chair works closely with the Local Arrangements Committee (LAC) Coordinator to coordinate details for the conference. In some cases, the CPC Chair and LAC Coordinator function as co-chairs and consult on all decisions together. This is not required; however, strong and frequent communication between the CPC Chair and LAC Coordinator is critical.

Job Description : Conference Programming Chair (CPC)

The Local Arrangements Committee (LAC) Coordinator for the annual CATR Conference is a yearly position running from January (17 months before the conference) through to completion of the conference in May/June. For example, the LAC Coordinator for CATR May/June 2020 will be selected in January 2019. The LAC Coordinator will be appointed by the President acting on the advice of the Board. The LAC Coordinator will report, receive direction from, and is solely responsible to the CATR Board of Directors. The LAC Coordinator will typically consult with the CPC Chair to assure that programming and arrangements between these two are aligned. The LAC Coordinator will also consult interested department and/or program chairs at the host institution(s).

The primary responsibilities of the LAC Coordinator will be to facilitate all aspects of the conference that are dependent of local conditions, including but not limited to, liaising with Congress administration, the host university and its constituents, and other local sites where conference events may be scheduled. The LAC Coordinator (or one of the LAC Coordinators if that position is being held by more than one person) will be a member of the Conference Programming Committee. The LAC Coordinator will invite members in good standing to join the Local Arrangements Committee. The LAC will consist of between 5 and 10 members.

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Appel de propositions d’accueil du colloque

Les personnes et les groupes intéressés à accueillir les rencontres du colloque annuel de l’Association sont invités à remplir le formulaire électronique de déclaration d’intérêt d’une institution pour l’accueil du colloque ICI.

Les représentants de ces institutions devraient aussi prendre connaissance des descriptions de tâches ci-dessous, détaillant les responsabilités qui incombent aux personnes en charge de la planification du colloque. Les institutions hôtes pourront compter sur une étroite collaboration avec les personnes attitrées à ces postes.

Description de tâche : Direction de l’organisation (DO)

Le poste de Direction de l’organisation du colloque annuel de l’ACRT est attribué chaque année et les responsabilités qui y sont rattachées s’étendent sur 17 mois avant la tenue du colloque, de janvier à mai ou juin de l’année suivante. Par exemple, pour le colloque de 2020, la direction de l’organisation (DO) a été nommée en janvier 2019. La DO est nommée par le président sous la recommandation du conseil d’administration. La personne qui occupera le poste de DO doit être membre en règle de l’ACRT au moment de sa nomination. Il est fortement recommandé que cette personne ait un lien étroit et stable (idéalement directeur, professeur titulaire ou professeur adjoint ayant un statut permanent) avec l’institution qui accueille le colloque et d’où elle assurera la direction de l’organisation. La fonction de DO peut être occupée par plus d’une personne partageant les responsabilités (selon une entente). La DO est sous la responsabilité du conseil d’administration de l’ACRT uniquement, qui lui donne ses instructions et à qui elle rend compte de ses activités. Il est de mise que la DO et la DP collaborent pour assurer la coordination de leur planification. La DO doit aussi consulter les directeurs de département et de programme de l’institution d’accueil intéressés à participer.

La principale responsabilité de la DO est de faciliter tous les aspects relevant du lieu d’accueil, par exemple (mais pas exclusivement) les communications avec les administrateurs du congrès, l’université et ses instances ainsi que les autres lieux où pourront se dérouler certains évènements du colloque. La DO (ou une des personnes en faisant partie le cas échéant) est aussi membre du comité de programmation du colloque.

La DO invitera les membres en règle à faire partie du comité d’organisation. Ce comité d’organisation sera constitué de 5 à 10 personnes. La DO aura la responsabilité de : coordonner l’attribution de locaux pour les diverses rencontres et évènements, coordonner l’horaire des évènements en accord avec la DP, publier le programme du colloque, trouver le financement pour les évènements, organiser le banquet annuel, coordonner les activités spéciales, par exemple obtenir des billets pour une pièce ou faire un tour de ville.

Description de tâche : Direction de la programmation (DP)

Le poste de Direction de la programmation du colloque annuel de l’ACRT est attribué chaque année et les responsabilités qui y sont rattachées s’étendent sur 17 mois avant la tenue du colloque, de janvier à mai ou juin de l’année suivante. Par exemple, pour le colloque de 2020, la direction de la programmation (DP) a été nommée en janvier 2019. La DP est nommée par le président sous la recommandation du conseil d’administration.

La DP doit être membre en règle de l’ACRT au moment de sa nomination. Elle n’a pas à être liée de quelque façon (directeur, professeur titulaire ou professeur adjoint, chercheur postdoctoral ou doctorant) à l’institution accueillant le colloque. En fait, pour permettre une évaluation rigoureuse et impartiale des propositions, il est préférable que la DP ne soit pas affiliée à l’institution d’accueil. La DP peut bien sûr avoir certains engagements avec l’institution ou l’université, mais ce n’est pas requis pour l’exercice de sa fonction. La fonction de DP peut être occupée par plus d’une personne partageant les responsabilités (selon une entente). La DP est sous la responsabilité du conseil d’administration de l’ACRT uniquement, qui lui donne ses instructions et à qui elle rend compte de ses activités. Il est de mise que la DP collabore avec la DO ainsi qu’avec les directeurs de département et de programme de l’institution d’accueil. La principale responsabilité de la DP est d’élaborer un programme de communications savantes stimulant pour l’ensemble des participants au colloque. Cela implique la planification, l’horaire et l’aide à la préparation de tous les aspects du colloque touchant aux présentations par les membres de l’Association.

Conjointement avec le président et le conseil de l’Association, la DP invitera les membres à faire partie du comité d’organisation du colloque. Le comité de programmation sera constitué de 5 à 10 personnes (incluant la ou les personnes occupant la fonction de DP). Parmi les membres de ce comité, on trouvera toujours la DP de l’année précédente ainsi que la DO (ou l’une des personnes occupant la fonction de DO si elles sont deux). Les autres sièges seront pourvus de manière à composer un éventail large d’expérience, de provenance et d’intérêts pour évaluer les propositions de communication. Nous encourageons la DP à mettre en place un comité diversifié dans les champs de recherche et de pratique de ses membres, en veillant à inclure autant des étudiants que des professionnels à différents stades de leur carrière et provenant d’un peu partout au pays.

C’est la DP qui lance les appels de candidatures aux organisateurs de séances ainsi que celui aux conférenciers (communications) pour le colloque. L’appel aux organisateurs doit être lancé en juillet ou août de l’année précédant le colloque et celui aux conférenciers en octobre. Il est possible de consulter les textes des appels des années passées pour élaborer ces documents très particuliers du colloque annuel. La DP procédera à deux réunions d’examen (en octobre pour les organisateurs et en janvier pour les conférenciers), par téléconférence ou Skype, afin d’évaluer les candidatures soumises dans le cadre des deux appels. Les critères d’évaluation de toutes les propositions de communications, de séances et de séminaires sont laissés à la discrétion de la DP, mais les grilles utilisées auparavant pourront être consultées par la DP.

La DP communiquera avec tous les candidats pour le colloque, à l’exception de ceux qui auront soumis leur proposition de communication directement aux responsables de séminaire, d’atelier, de praxis ou de séance thématique. Une fois que ces responsables de séances auront été choisis (à la rencontre d’examen des candidatures aux postes d’organisateur), ceux-ci recevront les propositions pour leur séance et communiqueront avec les candidats. La DP se chargera ensuite d’établir l’horaire des présentations du colloque conjointement avec la DO.