(Le français suit)

Infrastructure Guidelines for CATR Working Groups

A. Session Description

A Working Group enables CATR members to meet in a CATR Conference timeslot for up to three consecutive years to discuss a subject or to enable a project that requires more than the one year afforded by a Seminar slot. Because the subject or project of the Working Group should be of benefit not only to its members but also to the broad CATR membership, a portion of the Conference timeslot should be dedicated to a presentation of findings/results open to all Conference participants. A Working Group should consist of at least 5 active members at any given time with one designated as the working group leader. As with all Conference sessions, Working Group members must be members of CATR in good standing in order to participate in the group year round and to attend the Conference. After three years the working group must wait one year before reapplying anew, if desired.

Process: Applicants will submit a proposal to the CATR Board Member designated as the “Working Group Liaison” (i.e. not the Conference Programming Chair, though they may sit on the conference programing committee). Similar in length and focus as a Seminar proposal, the Working Group Proposal should include the name of the working group leader, working group title, scholarly or disciplinary rationale for the working group, a description of the structure and timeline of the project over its proposed duration, a description of how their session time at the Conference will be used, the desired outcomes of the project (e.g. publications and/or other forms of dissemination, new disciplinary processes, archived materials, etc.), the anticipated number of working group participants extant (with names and affiliations) and sought, and the text for a call for participants. The proposal will then be brought to the CATR Board by the working group liaison for approval. Once the proposal has been approved and the working group leader has been notified of their success, the Working Group Liaison will inform the Conference Programming Chair (CPC) who will then disseminate the call for participants with other calls for curated events. Each working group leader will receive and vet participant applications and is responsible for informing the CPC of their selections by a deadline specified by the CPC. Those working groups not accepted may submit their proposal to the CPC for one-time Seminar status in the year of application.

B. The CATR Board’s responsibilities to Working Groups

In order to ensure that the operations of each approved Working Group can transcend any immediate goals of a particular Conference, and in order to ensure that the membership, via its elected representatives, are being served by Working Groups, the CATR Board will be responsible for assessing working group (WG) proposals. In order to expedite this process, the Board should designate one of its elected members as a WG Liaison. The Board may decide to convene a subcommittee tasked with the vetting of WG proposals, chaired by the WG Liaison. The number of WGs approved by the Board each year may vary depending on the wishes of the Board in consultation with the present Conference Programming Chair (CPC). The Board should keep in mind that the number of new WGs approved in a given year will impact the number of WGs that can be active, and can therefore be approved, at subsequent Conferences, and the WGs groups are only one of a number of session formats that are intrinsic to CATR conferences. Once approved, the WG Liaison will inform the leader of each proposed WG of the outcome of their application and will inform the CPC of the approved applications as well as remind the CPC of the ongoing WGs. Working Groups shall be treated by the CPC as regular sessions during the year’s Conference and given time, space, access to technology and tech support, etc. comparable to Seminars.

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Directives pour les groupes de travail de l’ACRT

A. Description

Un groupe de travail permet aux membres de l’ACRT de se réunir durant le colloque de l’association pendant une période maximale de trois années consécutives pour débattre d’un sujet ou pour lancer un projet dont la réalisation nécessite plus d’une rencontre. Les activités de ces groupes doivent profiter à l’ensemble des membres de l’ACRT. C’est pourquoi nous demandons aux groupes de travail de réserver du temps pendant le colloque pour présenter les résultats de leurs recherches au public. Chaque groupe de travail doit comprendre un minimum de cinq membres en tout temps, dont un leader. Ces personnes doivent être membres en bonne et due forme de l’ACRT toute l’année pour participer au groupe de travail et pour assister au colloque. Après trois ans, les groupes souhaitant poursuivre leurs activités doivent attendre un an avant de présenter une nouvelle demande.

Marche à suivre : Si vous souhaitez former un groupe de travail, veuillez acheminer votre demande à la personne portant le titre d’« agent de liaison avec les groupes de travail ». Cette personne siège au Conseil d’administration de l’ACRT et peut aussi siéger au Comité de programmation du colloque. Nous vous prions de ne pas envoyer votre demande au Comité de programmation directement.

Les propositions de groupes de travail ressemblent aux propositions de séminaires. Elles doivent comprendre les éléments suivants :
• le nom du groupe de travail ;
• le nom de son leader ;
• un justificatif pour la création du groupe ;
• une description de la structure et du calendrier du projet pendant sa durée proposée ;
• une description de la façon dont le groupe compte utiliser son temps pendant le colloque ;
• les résultats escomptés du projet, qu’il s’agisse de publications, de nouvelles approches à la discipline ou de documents d’archive, par exemple ;
• le nombre de membres anticipés et confirmés ainsi que leurs noms et affiliations,
• l’appel à participation.
Les propositions seront soumises à l’approbation du Conseil d’administration. Une fois que les propositions auront été approuvées et que les leaders des groupes retenus auront été avisés de leur succès, l’agent de liaison en informera le Comité de programmation du colloque. Ce dernier se chargera de diffuser les appels à participation à l’ensemble des membres de l’association. Les leaders des groupes de travail seront responsables de la sélection des membres de leur groupe. Ils devront faire parvenir la liste de leurs membres au Comité de programmation avant la date limite fixée. Les groupes n’ayant pas été retenus peuvent demander de se réunir à l’occasion d’un séminaire unique. Ce séminaire devra avoir lieu pendant l’année de la demande.

B. Responsabilités du Conseil d’administration envers les groupes de travail

Les membres élus du Conseil d’administration seront responsables de l’approbation des groupes de travail. Ils s’assureront que les visées de ces groupes dépassent les objectifs spécifiques de chaque colloque. Ils garantiront aussi que les activités des groupes profitent à l’ensemble des membres de l’ACRT. Afin d’accélérer le processus d’évaluation des propositions, le Conseil nommera un de ses membres au poste d’agent de liaison avec les groupes de travail. Le Conseil pourra décider de former un sous-comité consultatif chargé d’examiner les propositions reçues. Ce sous-comité sera présidé par l’agent de liaison. Le nombre de groupes de travail retenus chaque année pourra varier selon le choix du Conseil d’administration et de la présidence du Comité de programmation du colloque. Ce choix tiendra compte du fait que les groupes de travail ne sont pas les seuls à se réunir lors des colloques, qu’il faut prévoir du temps pour d’autres activités et que le nombre de groupes actifs chaque année a un impact sur le nombre de nouveaux groupes pouvant être admis. Le Conseil d’administration informera les leaders des nouveaux groupes de travail du statut de leur demande. Il fera aussi un suivi auprès des groupes de travail existants. Les groupes retenus feront partie de la programmation du colloque : nous leur fournirons un espace, des outils technologiques et une assistance technique comme nous le faisons déjà pour les séminaires.